Met het online administratie systeem van Mijn TSO professionaliseert u de administratie van uw overblijforganisatie. De betalingen van vrijwilligersvergoeding, de facturen aan ouders, de kasbonnen en alle overige financiële administratie is geautomatiseerd, inzichtelijk en vooral heel gemakkelijk om bij te houden. Geen boekhoudersstress, maar een eenvoudige administratie in weinig tijd. Elke vrijwilliger kan deze taak overnemen.

De overblijfcoördinator kan de administratie op de basisschool doen, maar ook thuis met een kop thee. Het systeem is overal toegankelijk. Het gebruikersgemak is groot, maar de kosten zijn laag! De kosten van Mijn TSO zijn gebaseerd op de gebruikersmomenten (een gebruikersmoment is 1 kind dat 1 keer overblijft). Dit online administratieprogramma is dus voor elke overblijforganisatie te betalen. Mijn TSO wordt gebruikt door zowel grote als kleine tso organisaties in heel Nederland. Maar ook door basisscholen, kinderopvangorganisaties en schoolgemeenschappen.

Maak vandaag nog uw overblijfadministratie professioneel en neemt contact op via het telefoonnummer 06 27455627. 

Veelal gaat de communicatie tussen ouders en de overblijf via de basisschool. Ouders geven berichten aan de overblijf door via de leerkracht van hun kind. Dit kan anders. Een rechtstreekse communicatie tussen ouders en de overblijforganisatie heeft veel voordelen. Het scheelt vertraging en ruis. Daarna wordt de leerkracht niet belast met zaken die de overblijf aangaan. Wanneer kleine vragen rechtstreeks kunnen worden weggenomen/ beantwoord, blijven ze niet liggen en worden ze niet groter. De overblijf kan zo ook worden gezien als een eigen organisatie in plaats van een bijproduct van de school. Neem die rol als TSO (tussenschoolse opvang) en trek de verantwoordelijkheid over de communicatie naar je toe. 

Hoe communiceer je vanuit beleid

Als je dan de communicatie op je hebt genomen, is het natuurlijk wel wenselijk dat je goed communiceert. Trap dan niet in de meest klassieke valkuil die er is: je aangevallen voelen. Zoals bij de meeste organisaties worden de aandachtspunten benoemd en blijven complimenten over positieve zaken meestal uit. Geen bericht is dus goed bericht. Je zal daarnaast merken dat ouders aandacht vragen voor groten en kleine dingen. Soms hebben ze gelijk en soms ook niet. Voel je in elk geval niet aangevallen, maar ontvang de boodschap vanuit de volgende basisgedachte:

"ouders willen het beste voor hun kind en willen daarom dat het bij de overblijf goed gaat." 

Ouders staan dus aan jouw kant en denken met je mee. Soms zeggen ze dat misschien wat onhandig of hebben ze geen inzicht in hoe de overblijf werkt. Accepteer dit en probeer de boodschap te vertalen. Vertaal de verzoeken van ouders naar de werkwijze en de waarden van de overblijf. Geef vanuit die gedachte antwoord. Ter illustratie het volgende voorbeeld; we kennen allemaal de ouder die wil dat hun kind het brood opeet. Daar moet de overblijf voor zorgen, "want nu krijg ik telkens volle trommels terug naar huis". Dit verzoek kan worden afgewezen. Wel kan worden aangegeven dat het kind zal worden gemotiveerd om te eten (standaard werkwijze), maar je kunt het moeilijk naar binnen duwen. Veel ouders geven aan dat het kind dan maar langer de tijd moet krijgen om te eten. Dit kan ook worden afgewezen. Er is eettijd en speeltijd (werkwijze en waarden). Het kind wordt tijdens eettijd gemotiveerd om te eten, daarna gaat de organisatie over in speeltijd waar alle kinderen aan mee moeten doen. Wat de ouder wel kan doen is zelf met het kind praten en vragen waarom het brood niet wordt gegeten. Dan ligt de opvoeding weer daar waar die hoort. 

Communiceren over het kind

Soms is het de overblijforganisatie die juist iets wil doorgeven aan de ouder. In veruit de meeste gevallen gaat het dan over incidenten. (Dat hoeft natuurlijk niet. Het is juist leuk om de positieve punten te benoemen.) Dit wordt als heel moeilijk ervaren en vaak ook gezien als falen van de overblijf. Het wordt dus ook vaak vooruit geschoven. Tot het volgende incident en een groter incident. Dit is niet verstandig en raden we af. Ouders hebben namelijk het recht om te horen dat hun kind zich niet goed heeft gedragen. Daarnaast maak je ouder deelgenoot van de zorg. Ook worden ouders niet overvallen met in een keer een heel groot incident en de opmerking "Ja, het gaat eigenlijk al heel lang niet goed." Communiceer wanneer een kind voorbij de grens gaat. Zorg dat je incidenten vastlegt en betrek ouders vanaf het begin bij de zorg. Geef aan dat je de zorg ook zal delen met de school. Blijf bij je eigen normen/ richtlijnen. Onthoud daarbij dat je als overblijforganisatie het recht hebt kinderen tijdelijk of voorgoed de overblijf te weigeren. Wel moet je dit goed kunnen onderbouwen.

Voor meer informatie over het concreet maken van beleid en vanuit beleid communiceren naar de ouder? neem gerust contact kijk op mijntso.nl/educatief. 

De administratie voor de overblijf is een grote klus. Hier zijn de meeste vrijwilligers veel tijd aan kwijt. Van aanmelden tot factureren; het is veel werk. Dit alles kan gelukkig een stuk makkelijker. Met het administratiesysteem 'Mijn TSO' automatiseert u al deze administratie. De bijbehorende overblijf app biedt ouders veel gebruikersgemak.

Ouders kunnen hun kinderen eenvoudig aan- en afmelden via de telefoon. Ook kunnen zij berichten rechtstreeks naar de overblijf coördinator sturen. Voor de overblijforganisatie zijn alle processen helder en overzichtelijk. Er is inzicht in hoeveel kinderen er overblijven. De begeleiders kunnen makkelijk worden ingepland. En de gehele facturatie is slechts één druk op de knop! waarna alle ouders een e-mail ontvangen met een overzichtelijk en gespecificeerde factuur. Wanneer de school het wenst kan daar nog een iDeal link aan worden gekoppeld. Zo is het controleren op de betaling ook geautomatiseerd.

Een groot bijkomend voordeel is dat het vele administratieve vrijwilligerswerk nu niet meer moeilijk en specifiek is, maar goed overdraagbaar is aan anderen. Wel kost het gebruik van het administratieprogramma Mijn TSO geld, maar is zeker niet duur. Omdat de kosten worden berekend per overblijfmoment is het betaalbaar voor zowel kleine als grote basisscholen.

Meer weten, of zelf uitproberen? Ga naar https://mijntso.nl/mijn-tso-gratis-uitproberen-overblijf  en ervaar zelf de voordelen. 

Vrijwilligers werkzaam in bv. de overblijven op de basisschool, of in verzorgingstehuizen zijn verplicht een VOG te overleggen. Staatssecretaris Dijkhoff van Veiligheid en Justitie heeft besloten dat het tarief voor de papieren versie van het Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vanaf 1 maart 2016 omhoog gaat van 30,05 naar 41,35 euro. De digitale versie van de VOG gaat van 24,55 naar 33,85. Met een verhoging van ca. 30%, is dit een extra drempel neerleggen voor vrijwilligers.

Bron: https://www.justis.nl/Nieuws/2015/verhoging-tarieven-vog-en-bibob-advies.aspx?cp=123&cs=385

Vrijwilligers bij de overblijf

Werkt de overblijf (tussenschoolse opvang, overblijven) met vrijwilligers, dan leest u hier meer over hoe dat werkt en waar u rekening mee moet houden.

Wat is een vrijwilliger volgens de Belastingdienst

Een vrijwilliger is iemand die voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen niet in fictieve dienstbetrekking is en die niet 'bij wijze van beroep' werkt voor  bijvoorbeeld een overblijforganisatie.

Een vrijwilliger is iemand die alleen een beloning krijgt die binnen de grenzen van een vrijwilligersvergoeding blijft. Een belangrijk kenmerk van vrijwilligerswerk is namelijk dat een vergoeding niet in verhouding staat tot het tijdsbeslag en de aard van het werk. Van een vrijwilligersvergoeding is sprake als iemand vergoedingen of verstrekkingen krijgt met een gezamenlijke waarde van maximaal € 150 per maand en maximaal € 1.500 per kalenderjaar.

Als u binnen deze maximumbedragen iemand een vergoeding of verstrekking per uur betaalt, dan beschouwen wij een uurvergoeding van maximaal € 4,50 (of € 2,50 voor een vrijwilliger jonger dan 23 jaar) als vrijwilligersvergoeding. Betaalt u een vrijwilliger niet per uur, maar per activiteit, dan moet u de vergoeding omrekenen naar een vergoeding per uur. Over een uurvergoeding van maximaal € 4,50 (of € 2,50 voor een vrijwilliger jonger dan 23 jaar) hoeft u geen loonheffingen in te houden en te betalen. Ook hoeft u geen urenadministratie bij te houden.

Voorbeeld 1

Bij de tussenschoolse opvang werken 3 vrijwilligers. Vrijwilliger A krijgt per activiteit betaald: hij krijgt € 9 voor een activiteit van 2 uur, die hij 10 x per maand voor de organisatie doet. Vrijwilligers B en C krijgen allebei een vergoeding van € 4 per uur en zijn 35 uur per maand actief. Vrijwilliger C declareert per maand ook nog € 47,50 reiskosten. Alle vrijwilligers zijn 23 jaar of ouder. Omdat de uurvergoeding voor de vrijwilligers niet hoger is dan € 4,50, vallen A, B en C onder de fiscale definitie van vrijwilliger.

Aan de hand van de uitbetaalde bedragen moet de tussenschoolse opvang beoordelen of de vrijwilligersvrijstelling van toepassing is. Vrijwilliger A blijft onder de € 150 per maand en ook onder de € 1.500 per jaar, dus de vergoeding is onbelast. Vrijwilliger B krijgt € 140 per maand en blijft daarmee onder het maandbedrag van € 150. Als de vereniging ervoor zorgt dat het jaarbedrag niet boven de € 1.500 uitkomt, is de vergoeding onbelast. Vrijwilliger C krijgt € 187,50 (€ 140 + € 47,50 reiskostenvergoeding) en komt daarmee boven het maandmaximum, dat geldt voor het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, inclusief kostenvergoedingen. De vrijwilligersvrijstelling is op vrijwilliger C niet van toepassing: de tussenschoolse opvang moet vaststellen of deze persoon is aan te merken als werknemer.

Voorbeeld 2

Een coördinator werkt 2 maanden 100 uur per maand en 3 maanden 50 uur per maand voor een overblijf bij u op school. In totaal werkt de overblijfcoördinator dus 350 uur in 5 maanden. Zij krijgt een vergoeding van € 2 per uur, in totaal € 700. Een vergoeding van € 2 per uur is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 700 komt niet boven het jaarmaximum van € 1.500. Toch is de vrijwilligersregeling niet van toepassing, omdat de beloning boven het maandmaximum van € 150 komt. De vergoeding in de 2 maanden waarin de vrijwilliger 100 uur werkt, is namelijk € 200. De overblijforganisatie moet vaststellen of er sprake is van een werknemer. Zo ja, dan moet de overblijf over de totale vergoeding loonheffingen inhouden en betalen. Ook moet de overblijf dan een urenadministratie bijhouden.

Voorbeeld 3

Een 25-jarige tso kracht werkt 10 maanden 50 uur per maand voor een tussenschoolse opvang. Zij krijgt een vergoeding van € 3 per uur, in totaal € 1.500. De tso maakt dit bedrag in 1 keer aan haar over. Een vergoeding van € 3 per uur is geen marktconforme beloning en de totale vergoeding van € 1.500 komt niet boven het maandmaximum van € 150 en het jaarmaximum van € 1.500. De tussenschoolse opvang hoeft over de vergoeding van deze vrijwilliger dus geen loonheffingen in te houden en te betalen. Ook hoeft de vereniging geen urenadministratie bij te houden.

Voorbeeld 4

Een kinderopvang betaalt een vrijwilliger een vergoeding van € 7 per uur. De vrijwilliger werkt 9 maanden 20 uur per maand voor de kinderopvang. Hoewel de vergoeding niet boven het maandmaximum van € 150 en het jaarmaximum van € 1.500 komt, moet de kinderopvang toch loonheffingen inhouden en betalen en een urenadministratie bijhouden als er sprake is van een werknemer. De vergoeding van € 7 per uur is namelijk een marktconforme beloning.

Bron: vertaling naar overblijforganisatie vanuit de informatie op belastingdienst.nl

Het Overblijfjournaal informeert en inspireert overblijforganisaties. Er worden wekelijks nieuwe artikelen geplaatst. Deze zijn onderverdeeld in:

• Pedagogiek
• Creativiteit en leuke ideeën
• Hulp en automatisering
• Goed voorbeeld
• Software en digideeën

Het cursusaanbod en de netwerkdagen brengt overblijf en tso organisaties bij elkaar. Deze worden in het hele land georganiseerd.

Neem regelmatig een kijkje, of word lid van onze nieuwsbrief.

Redactie,

Overblijfjournaal

Kent u dat? Iedere week zit een ouder in de hal van de school; op een vast moment, op een vaste tijd. Ze verkoopt strippenkaarten. Kinderen in de onderbouw kunnen nog even niet naar de klas, want de strippen moeten eerst worden gekocht en er staat vandaag een rij. De kinderen in de bovenbouw hebben van hun ouders geld meegekregen. De meeste kinderen staan netjes te wachten op hun beurt. Sommigen zijn het vergeten en nemen hun geld, zonder strippenkaart, aan het einde van de dag weer mee naar huis. Over twee dagen kunnen ze het nog een keer proberen.

En dan het aanmelden. Je naam schrijven op dat blaadje bij de deur.... Nee, het werkt gewoon niet. Het kan echt anders. In deze tijd van computers en smartphone moet daar toch een oplossing voor zijn?

Nou zeker. Het administratieprogramma van www.mijntso.nl is speciaal ontwikkeld voor de overblijf op school. Het automatiseert de aan- en afmelding waardoor de namenlijstjes op de deuren verleden tijd zijn. Geen los geld meer mee naar school. Geen strippenverkoop in de hal. Nee, niks. Gewoon via je telefoon even aan- of afmelden. Maar dit systeem is niet alleen handig voor de ouders. Het helpt ook de overblijforganisatie. Geen verkoop meer, maar factureren via mail: volledig automatisch. Plannen van de begeleiders gaat met een paar klikken op de knop. En het communicatiesysteem wat in Mijn TSO is opgenomen zorgt voor korte lijnen tussen ouders en de overblijfcoördinator. En nog veel meer.

Het landelijk systeem van Mijn TSO is zeer uitgebreid, maar toch zo makkelijk in gebruik. Wie op FB kan, kan werken met Mijn TSO. Velen gingen u voor, misschien is het ook iets voor uw overblijf. Wees zuinig op uw tijd en besteedt het aan de kinderen, niet aan administratie.